PRIVACYREGLEMENT VOOR DE REGISTRATIE VAN PERSOONSGEGEVENS VAN PERSONEN IN TRAJECT BIJ RENTREE RE-INTEGRATIE & JOBCOACHING B.V.

1. In dit reglement wordt verstaan onder:

  • Raad van Bestuur: de Raad van Bestuur van Stichting Rentree;
  • Rentree: Rentree Re-integratie & Jobcoaching B.V. te Hoorn, een organisatie gericht op arbeidsmarkttoeleiding van werkzoekenden geïndiceerd, personen begeleidt in een traject van outplacement dan wel ziekte;
  • de manager: de manager van Rentree;
  • de registratie: de verzameling van persoonsgegevens die betrekking heeft op de categorieën personen die genoemd zijn in artikel 3 van dit reglement. De registratie bevindt zich bij Rentree;
  • persoonsdossiers: het geheel van (schriftelijk) vastgelegde informatie met betrekking tot een persoon die deel uitmaakt van een van de categorieën genoemd in artikel 3 van dit reglement. Een persoonsdossier is het cliëntdossier en het financieel dossier, dat bestaat uit een elektronisch gedeelte (IW3) en/of een fysiek gedeelte;
  • de geregistreerde: degene van wie persoonsgegevens in de registratie zijn opgenomen;
  • houder: degene die zeggenschap heeft over de registratie;
  • beheerder: degene aan wie de houder de dagelijkse zorg over de registratie heeft opgedragen;
  • persoonsgegeven: gegeven dat herleidbaar is tot een individuele natuurlijke persoon;
  • derde: een ieder die niet behoort tot de organisatie van de beheerder, met uitzondering van de geregistreerde:
  • WWB: Wet Werk en Bijstand’;
  • re-integratie; re-integratietraject:
  • jobcoaching: begeleiding van personen op de werkvloer, gericht op uitvoering en behoud van de baan.

2. Doelstelling van de registratie

De doelstelling van de registratie is het kunnen beschikken over gegevens die noodzakelijk zijn voor een juiste uitvoering van de aan Rentree opgedragen re-integratie/jobcoachingstaken.

3. Categorieën personen, opgenomen in de registratie

De registratie bevat uitsluitend gegevens van de te registreren personen in traject bij Rentree, cliënten die activiteiten verrichten  met behoud van uitkering, cliënten van UWV, cliënten
re-integratie/jobcoaching in het algemeen/medewerkers Rentree of cliënten van andere opdrachtgevers.

4. Opgenomen gegevens en de wijze van verkrijgen

  • de registratie omvat voor de personen genoemd in artikel 3 onder meer de gegevens, zoals vermeld in bijlage I die bij dit reglement is gevoegd;
  • de persoonsgegevens worden verkregen door verstrekking door de geregistreerden en door de in bijlage II genoemde instanties en besturen;
  • bijlage I en II vormen een onderdeel van dit reglement.

 5. Verantwoordelijkheid voor de registratie

  • de manager van Rentree is houder van de registratie en is als zodanig verantwoordelijk voor de werking van deze registratie overeenkomstig dit reglement;
  • de manager is beheerder van de registratie en belast met de dagelijkse zorg;
  • de manager coördineert de voorzieningen die getroffen moeten worden om de naleving van dit reglement te verzekeren.

6. Functioneren van de registratie

  • het doen functioneren van de registratie gebeurt uitsluitend in opdracht van de beheerder en de door deze aangewezen medewerkers met inachtneming van de door de beheerder vastgestelde voorschriften;
  • de in de registratie opgenomen gegevens worden uitsluitend gebruikt ten behoeve van de in artikel 2 van dit reglement omschreven doelstelling.

7. Autoriteit Persoonsgegevens

Rentree heeft haar privacyreglement aangemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens. De melding is te vinden in de openbare registers op www.autoriteitpersooonsgegevens.nl door te zoeken naar Rentree Re-integratie & Jobcoaching B.V.

8. Toegang tot de registratie

Toegang tot de registratie hebben uitsluitend en slechts binnen het kader van de hun opgedragen werkzaamheden:

  • de beheerder;
  • de door de manager aangewezen functionarissen van Rentree;
  • de medewerkers van opdrachtgevers/toeleiders zoals gemeente/UWV/e.a.;
  • werknemers van accountants die belast zijn met algemene jaarlijkse accountantscontrole;

Tot de registratie kan uitsluitend toegang worden verkregen door middel van de naam van de deelnemer aan een traject in het fysieke gedeelte van het dossier en door middel van de naam, personeelsnummer, BSN-nummer, of geboortedatum in het elektronische gedeelte van het dossier (IW3).

 9. Verstrekking van gegevens aan derden

Uit de registratie worden slechts gegevens aan een derde verstrekt indien:

  • zulks voortvloeit uit het doel van de registratie;
  • dit wordt vereist ingevolge een wettelijk voorschrift;
  • dit geschiedt met toestemming van de geregistreerde;
  • instanties met een publiekrechtelijke taak daarom verzoeken;
  • daarom verzocht wordt ten behoeve van wetenschappelijk onderzoek of statistiek, voor zover de persoonlijke levenssfeer van de geregistreerden daardoor niet onevenredig wordt geschaad. Indien er sprake is van verstrekking van tot individuele personen herleidbare gegevens, besluit de manager tot verstrekking;
  • daarom verzocht wordt op grond van dringende of gewichtige redenen.

De verstrekking van gegevens blijft achterwege voor zover uit hoofde van het ambt, beroep of wettelijk voorschrift geheimhouding geboden is.

Het telefonisch verstrekken van inlichtingen over geregistreerden in traject bij Rentree aan derden is niet toegestaan, met uitzondering van bij Rentree bekende personen van de volgende derden:

  • opdrachtgevende bedrijven/verzekeringsmaatschappijen
  • uitvoeringsinstellingen i.v.m. arbeidsongeschiktheids- en werkloosheidsuitkeringen  en ingekochte trajecten;
  • Arbodienst van Rentree i.v.m. arbeidsongeschiktheid
  • gemeenten i.v.m. in- of uitdiensttreding en uitkeringssituatie voor ingekochte trajecten;
  • UWV
  • WSW bedrijven i.v.m. ingekochte trajecten;
  • pensioenverzekering i.v.m. dienstverband
  • Rijksbelastingdienst voor loonverzamelstaat;
  • Rechtsdeurwaarder i.v.m. beslag op loon;
  • gemeenten waarvoor Rentree de uitvoering van de re-integratie doet;

Het bepaalde in artikel 9 lid 3 is van toepassing, tenzij de manager in een concreet geval anders beslist. Indien wordt getwijfeld  aan de identiteit van de verzoeker om telefonische inlichtingen, dient deze te worden teruggebeld.

10. Verbanden met andere persoonsregistraties

Er is geen verband met andere persoonsregistraties.

11. Bewaring en vernietiging van de gegevens

Indien er gedurende zeven jaar tot tien jaar (jobcoaching) geen contact tussen de geregistreerde en Rentree is geweest, worden de persoonsgegevens vernietigd.

12. Recht op inzage en afschrift

  • de geregistreerde of zijn gemachtigde krijgt inzage in de registratie voor zover het  gegevens betreft die op de geregistreerde betrekking hebben.  Desgewenst wordt hem/haar een afschrift van de door hem/haar gevraagde gegevens ter beschikking gesteld;
  • inzage wordt slechts verleend en afschriften worden slechts verstrekt na een aan de beheerder gericht verzoek hiertoe;
  • de beslissing van de beheerder, namens de houder, op het verzoek wordt verzoeker binnen een maand na ontvangst van het verzoek schriftelijk medegedeeld;
  • de beheerder eist voldoende waarborgen voor de identiteit en eventueel de machtiging van degene die verzoekt om inzage of afschrift;
  • een afwijzende beslissing is met redenen omkleed.

13. Correctierecht

  • de geregistreerde of zijn gemachtigde, wanneer deze een nadrukkelijk verzoek van de geregistreerde kan tonen, heeft het recht om verbetering, aanvulling of verwijdering te vragen van de gegevens die over de geregistreerde zijn opgenomen in de registratie, indien hij van oordeel is dat de opgenomen gegevens onjuist of onvolledig zijn of, gezien de doelstelling van de persoonsregistratie niet ter zake doende, dan wel in strijd met dit reglement zijn opgenomen of niet verwijderd;
  • het verzoek tot correctie, aanvulling of verwijdering van persoonsgegevens wordt schriftelijk ingediend bij de beheerder van de registratie;
  • de beslissing van de beheerder, namens de houder, op het verzoek wordt verzoeker binnen 1 maand na ontvangst van verzoek medegedeeld;
  • een afwijzende beslissing is met redenen omkleed.

14. Beroep

  • indien de beheerder weigert aan een verzoek om inzage, afschrift of correctie te voldoen, kan de verzoeker op grond van de wet Persoonsregistratie, zich tot de arrondissementsbank wenden met het schriftelijk verzoek de beheerder te bevelen alsnog aan dat verzoek te voldoen;
  • het verzoekschrift moet worden ingediend binnen 2 maanden nadat de afwijzende beslissing van de beheerder is ontvangen. Indien de beheerder niet binnen de in art. 11 en 12 gestelde termijnen heeft geantwoord, moet het verzoekschrift worden ingediend binnen twee maanden na die termijnen;
  • de verzoeker kan zich ook binnen de in het tweede lid gestelde termijn tot de regionale Registratiekamer wenden met het verzoek te bemiddelen of te adviseren in zijn geschil met de beheerder. In dat geval kan het verzoekschrift, als bedoeld in het eerste lid, nog worden ingediend nadat de verzoeker van de Registratiekamer bericht heeft ontvangen dat zij de behandeling van de zaak heeft gestaakt, doch uiterlijk 2 maanden na dat tijdstip.

15. Organisatie en beveiliging

  • feitelijk beheren de consulenten de deelnemersdossiers van hun caseload. Het management en de ondersteunende diensten hebben toegang tot de registratie voor zover dat voor de uitoefening van hun functie relevant is;
  • de beheerder draagt zorg voor de nodige voorzieningen van technische en organisatorische aard ter beveiliging van de registratie, tegen verlies of aantasting van de gegevens en tegen onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking daarvan;
  • de registratie wordt gevoerd voor wat betreft het financieel dossier door de administratie van Rentree.

16. Slotbepalingen

  • dit reglement kan worden aangehaald als Privacyreglement Rentree te Hoorn;
  • dit reglement ligt ter inzage bij de consulenten en de salarisadministratie van Rentree.;
  • bij een afwijkend standpunt tussen klachtencommissie en de directeur dienen beiden
    hun standpunten schriftelijk aan de Raad van Bestuur van Rentree kenbaar te maken.

BIJLAGE I

De registratie omvat over de in artikel 3 bedoelde personen onder meer de volgende gegevens:

  • naam, voornamen;
  • adres;
  • postcode, woonplaats;
  • geslacht;
  • geboortedatum;
  • burgerlijke staat;
  • nationaliteit;
  • soort identiteitsbewijs;
  • scholing, opleidingsgegevens en werkervaring;
  • activiteiten gericht op het verwerven van een reguliere baan;
  • inkomsten uit arbeid anders dan ingevolge de WWB;
  • bank- en/of gironummer;
  • BSN-nummer;
  • ziek- en herstelmeldingen;
  • personeelsnummer;
  • sociale gegevens (bijv. persoonlijke omstandigheden van een werknemer i.v.m. inzetbaarheid);
  • in detentie;
  • gezondheid i.v.m. bemiddeling naar een detacheringsplaats;
  • justitieel verleden i.v.m. bemiddeling naar een detacheringsplaats;
  • financiële gegevens i.v.m. bemiddeling naar een detacheringsplaats;
  • presentatie i.v.m. bemiddeling naar een detacheringsplaats;
  • arbeidsovereenkomsten, plaatsingen, begeleiding, rapportages, einde dienstverband;
  • loonbeslagen en schuldenregelingen.

BIJLAGE II

Persoonsgegevens kunnen op grond van de WWB/re-integratie verkregen worden van:

  • andere gemeentebesturen
  • Sociale diensten van de gemeenten
  • UWV
  • Uitvoeringsinstellingen
  • (ex) werkgevers
  • verzekeringsmaatschappijen
  • andere opdrachtgevers
  • anderen